Actueel Tijdig aanzeggen: versturen is niet hetzelfde als ontvangen
Werkgevers die werken met arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd krijgen er vroeg of laat mee te maken: de aanzegplicht. Op grond van artikel 7:668 lid 1 BW ben je als werkgever verplicht om uiterlijk één maand voor het einde van een arbeidsovereenkomst van zes maanden of langer schriftelijk aan te geven of het dienstverband wordt voortgezet, en zo ja, onder welke voorwaarden. Vergeet je dit op tijd te doen? Of laat je helemaal niets weten? Dan riskeer je een aanzegvergoeding tot maximaal één maandsalaris.
In veel gevallen leidt de aanzegplicht niet tot problemen. Maar wat als de brief door de werkgever wél is opgesteld en verzonden, maar de werknemer deze nooit heeft geopend en gelezen? Precies dat was de kern van een recente rechtszaak (ECLI:NL:RBMNE:2024:7294), die haarscherp blootlegt hoe automatisering van HR-processen ook juridische risico’s met zich meebrengt.
In deze zaak stuurde de werkgever op 29 juli 2024 een aanzeggingsbrief via het interne HR-portaal (AFAS Insite). Daarin stond dat de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van de werknemer per 31 augustus 2024 zou eindigen. De werknemer opende het portaal echter niet en kreeg ook geen notificatie dat er een nieuw document klaarstond. Toen hij op 1 september 2024 liet weten nooit iets te hebben ontvangen, eiste hij de maximale aanzegvergoeding. De rechter gaf hem gelijk.
Waarom? Volgens de wet moet een schriftelijke verklaring de ander daadwerkelijk bereiken om rechtsgeldig te zijn (artikel 3:37 lid 3 BW). Een document alleen uploaden naar een digitaal systeem was dus onvoldoende, zeker omdat de werknemer geen reden had om daar iets te verwachten. De werkgever voerde nog aan dat het gebruik van AFAS Insite als communicatiekanaal bekend had moeten zijn. Maar daar ging de rechter niet in mee: nergens stond expliciet dat belangrijke juridische mededelingen via dit systeem zouden worden gedaan. In de arbeidsovereenkomst werd alleen verwezen naar een digitaal dossier en elektronische loonstroken – niet naar het gebruik van het systeem voor juridische communicatie. Het risico van niet-ontvangen kwam volledig voor rekening van de werkgever.
In een tijd waarin HR-processen steeds meer worden geautomatiseerd, laat deze uitspraak zien dat juridische zorgvuldigheid essentieel blijft. Wil je een werknemer informeren over het al dan niet verlengen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd? Dan moet je kunnen aantonen dat de boodschap ook daadwerkelijk door de werknemer is ontvangen – niet alleen dat deze is verstuurd. Kies bij voorkeur voor een verzendwijze met ontvangstbevestiging en zorg dat je interne processen daarop zijn ingericht.
Wil je meer weten over dit of een ander arbeidsrechtelijk onderwerp? Neem dan contact met ons op!