Reorganisatie Stoelendansen of touwtrekken? Reorganiseren stap 2: selectie

In onze blog van vorige maand hebben wij de eerste stap (de reden) van het reorganisatie-stappenplan besproken. Hieronder vindt u onze infographic, waarin dit stappenplan en het tijdspad schematisch staan weergegeven.

In deze blog staat stap 2 centraal: de selectie. Wanneer een werkgever een redelijke grond voor het bedrijfseconomisch ontslag heeft en besluit de reorganisatie door te voeren, dan dient de werkgever te kiezen welke arbeidsplaatsen als gevolg van de reorganisatie komen te vervallen. De werknemers die vervolgens voor ontslag in aanmerking komen, kan de werkgever niet naar eigen believen aanwijzen, maar volgen uit de in wet- en regelgeving vastgelegde selectiecriteria. Lees in dit blog meer over hoe deze selectie van werknemers tot stand komt en welke speelruimte u (niet) ter beschikking staat.

Uitwisselbare functies

Om te bepalen welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen, dient allereerst te worden bepaald welke functies komen te vervallen en of deze functies unieke of uitwisselbare functies betreffen. Indien sprake is van uitwisselbare functies, dan moet u verplicht een aantal selectieregels volgen. Een unieke functie is een functie die slechts door één werknemer wordt bekleed. Een functie is uitwisselbaar met een andere functie indien het niveau van de functies en de beloning gelijkwaardig zijn. Ook moet de inhoud, de vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en het tijdelijke of structurele karakter, vergelijkbaar zijn. Hierbij spelen de persoonlijke kwaliteiten van de betrokken werknemers géén rol; bepalend is de uitwisselbaarheid van de functies, niet van de werknemers. De functieomschrijving zal daarom doorgaans de belangrijkste bron van informatie zijn voor het bepalen of een functie al dan niet uitwisselbaar is.

Eerst afscheid externe medewerkers

Aan werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd komt tijdens een reorganisatie een grotere bescherming toe dan werknemers die een meer flexibele arbeidsrelatie met de werkgever hebben. Als gevolg daarvan dient u eerst afscheid te nemen van externe medewerkers (gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging) die werkzaam zijn in de betreffende categorie uitwisselbare functies. Als daarmee de noodzakelijke personeelsinkrimping niet (voldoende) kan worden gerealiseerd, dan komt u toe aan de volgende stap: het afspiegelen.

Afspiegelingsbeginsel

Bij het afspiegelingsbeginsel wordt binnen vijf leeftijdscohorten de ontslagvolgorde bepaald aan de hand van het anciënniteitsbeginsel (last in, first out). Het doel van dit beginsel is dat de samenstelling van het personeel, verdeeld over de vijf leeftijdsgroepen, na de ontslagronde zoveel mogelijk gelijk is aan de verhoudingen van daarvoor. De ontslagen worden namelijk over de verschillende leeftijdsgroepen verspreid naar evenredigheid van het aantal werknemers met uitwisselbare functies. Werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, worden ook meegenomen in de afspiegeling, maar moeten vervolgens met voorrang worden ontslagen. Dit geldt ook voor werknemers die werkzaam zijn op basis van een oproepcontract of op basis van een tijdelijke arbeidsovereenkomst die eindigt binnen 26 weken nadat het UWV over de aanvraag beslist. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, komen geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking.

Bedrijfsvestiging

In beginsel worden alle uitwisselbare functies binnen de onderneming bij de afspiegeling betrokken, tenzij de ontslagen binnen één bedrijfsvestiging vallen. In dat geval worden in principe alleen de functies van de desbetreffende bedrijfsvestiging in aanmerking genomen. Indien u meerdere vestigingen heeft zult u dus kritisch moeten beoordelen of deze vestigingen als zelfstandige bedrijfsvestigingen in de zin van de Uitvoeringsregels van UWV kunnen worden aangemerkt, zie link: https://www.uwv.nl/werkgevers/Images/uitvoeringsregels-ontslag-om-bedrijfseconomische-redenen-sep-2020.pdf. Het aanmerken van verschillende vestigingen als zelfstandige bedrijfsvestigingen, kan immers gevolgen hebben voor de selectie.

Uitzonderingen

Enige speelruimte kan worden gecreëerd doordat een uitzondering kan worden gemaakt voor werknemers met zodanige bijzondere kennis of bekwaamheid dat hun ontslag bezwaarlijk zou zijn voor het functioneren van de onderneming. U  dient een goed onderbouwd verzoek in te dienen om de onmisbare werknemer bij de afspiegeling buiten beschouwing te laten. Een uitzondering kan ook worden gemaakt voor een werknemer met een arbeidsbeperking of een werknemer die werkzaam is onder leiding en toezicht van een derde en vervanging niet van de werkgever kan worden verlangd. Ook kunnen afwijkende regels gelden als een Ontslagcommissie is ingesteld.

Stoelendansmethode

Als u moet reorganiseren, neemt u natuurlijk liever afscheid van werknemers die minder goed  functioneren. Speelruimte in dit kader is dus gewenst, maar bij het afspiegelingsbeginsel speelt functioneren echter geen rol. U kunt wel besluiten om bepaalde functies te laten vervallen en nieuwe functies te creëren. Bij de zogenaamde stoelendansmethode komt een functiegroep als geheel te vervallen en kunnen alle boventallige werknemers solliciteren op een nieuw gevormde functie. Op die manier kan u toch selecteren. Hier geldt echter wel de regel dat als een deel van de werkzaamheden van de vervallen functie wordt voortgezet in de nieuwe functie, u “omgekeerd moet afspiegelen”. Dit houdt in dat als er meerdere geschikte kandidaten zijn, waarvan de werkzaamheden deels terugkomen in de nieuwe functie, u aan deze kandidaten de functie als eerste moet aanbieden. De werknemer die op grond van het afspiegelingsbeginsel als laatste voor ontslag in aanmerking zou komen heeft dan voorrang boven de andere kandidaten. Pas daarna mag de rest van de geschikte werknemers worden geplaatst.

Als u deze methode wil gebruiken, zorg er dan voor dat de oude en de nieuwe functie duidelijk van elkaar verschillen en maak daarbij gebruik van nieuwe functieprofielen. Het is daarbij in ieder geval van belang om de geschiktheidscriteria (competenties, opleiding, werkervaring etc.) duidelijk te omschrijven. Een verschil in salaris kan een aanwijzing vormen voor een niet uitwisselbare functie, maar is niet bepalend. Uiteraard is het verstandig om in een adviestraject met de OR de nieuwe functies te benoemen en de OR van (het nut van) deze nieuwe functie te  overtuigen. Bij de selectie voor de nieuwe functie kan indien nodig gebruik worden gemaakt van een assessment.  De selectie van de werknemers voor een nieuwe functie moet namelijk aan de hand van objectieve criteria plaatsvinden.

Als u een reorganisatie overweegt, denk dan dus ook goed na over de selectie van werknemers. Al met al is deze tweede stap een zeer belangrijke stap en bepalend in het verdere verloop van de reorganisatie. Selecteren op basis van geschiktheid kan gedeeltelijk, maar is wel aan strenge regels gebonden.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de te nemen stappen bij een reorganisatie of heeft u naar aanleiding van deze blog vragen? Neem dan contact op met Yvette Dissel (dissel@boontje.nl) of Stéphanie Spoelder (spoelder@boontje.nl). Dat kan ook telefonisch via 020 – 572 7190. Ons Corona Reorganisatie Team staat voor u klaar.

Auteurs: Yvette Dissel, Stéphanie Spoelder

Categorieën: Reorganisatie