Werkgevers opgelet: kom in actie zodat vakantiedagen vervallen!
Eerder wezen wij erop dat een werkgever een werknemer in principe niet kan verplichten om zijn vakantiedagen op te nemen. De strenge (en verplicht toepasbare) vakantiewetgeving staat hieraan in de weg. Dit betekent echter niet dat een werkgever machteloos moet toekijken hoe een werknemer stuwmeren aan vakantie opbouwt. Als de werkgever actief handelt, zullen de opgebouwde vakantiedagen van de werknemer namelijk (kunnen) vervallen. In deze blog leggen wij u uit welke actie een werkgever hiervoor dient te ondernemen.
Wettelijke versus bovenwettelijke vakantiedagen
Voordat we ingaan op de wettelijke vereisten van het verval van vakantiedagen, dienen we eerst een (noodzakelijk) onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Voor beide categorieën geldt namelijk een andere regeling.
• De wettelijke vakantiedagen betreffen dat deel van de vakantiedagen waarop de werknemer minimaal recht heeft. Dit is per jaar gelijk aan viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Als een werknemer vijf dagen per week werkt, bouwt hij in een jaar dus (5 dagen x 4 =) 20 wettelijke vakantiedagen op. Men kan ook in uren rekenen. Een werknemer die 32 uur per week werkt, bouwt gedurende een jaar (32 uur x 4 =) 128 wettelijke vakantie-uren op.
• Indien de aanspraak meer is dan viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week, wordt dit restant aangeduid met bovenwettelijke vakantiedagen. Denk bijvoorbeeld aan een bepaling in een arbeidsovereenkomst waarin met een werknemer die vijf dagen per week werkt, is afgesproken dat hij op jaarbasis 26 vakantiedagen heeft. Deze zes ‘extra’ dagen, zijn dus aan te merken als bovenwettelijke vakantiedagen.
Het onderscheid is belangrijk, omdat andere regelingen op de vakantiedagen van toepassing zijn. Voor wettelijke vakantiedagen geldt namelijk dat deze zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd vervallen. Wettelijke vakantiedagen die in 2019 zijn opgebouwd, zullen daarom per 1 juli 2020 (kunnen) vervallen. Dit mag echter niet automatisch gebeuren: de werknemer moet ‘in staat worden gesteld daadwerkelijk vakantie op te nemen’, anders mogen de vakantiedagen niet vervallen. Op deze eis gaan wij hieronder verder in. Bovenwettelijke vakantiedagen daarentegen, kennen een verjaringstermijn van vijf jaar, die bovendien daarna kan worden verlengd (door zogenoemde ‘stuiting’). Vakantiedagen die als eerste verloren dreigen te gaan door verval of verjaring, zullen als eerste worden afgeboekt indien een werknemer vakantie opneemt.
Eisen aan verval wettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen die in 2019 zijn opgebouwd, kunnen dus per 1 juli 2020 vervallen, mits de werknemer door de werkgever in staat is gesteld vakantie op te nemen. Wat houdt dit precies in? Het Europese Hof van Justitie heeft deze vraag beantwoord. In november 2018 verduidelijkte het Hof dat moet worden voorkomen dat de verantwoordelijkheid om het recht op vakantie daadwerkelijk uit te oefenen, volledig bij de werknemer ligt. Sterker nog: het Hof spreekt over een verplichting die op de werkgever rust. Deze verplichting gaat niet zo ver dat de werkgever zijn werknemer moet verplichten om op vakantie gaan, maar wel moet hij de werknemer zo nodig formeel aanzetten dat te doen. De werkgever moet er ‘concreet en in alle transparantie’ voor zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft gehad zijn vakantie op te nemen. Daarbij dient hij de werknemer te informeren – op precieze wijze en tijdig – dat hij de vakantiedagen die niet zijn opgenomen, zal verliezen. De bewijslast rust op de werkgever.
Vereiste actie van de werkgever
Wij adviseren werkgevers daarom – concreet – als volgt. Indien een werknemer momenteel nog wettelijke vakantiedagen uit 2019 (of daarvoor) heeft openstaan, zal een werknemer hierop gewezen moeten worden. Omdat dit op precieze wijze en tijdig moet gebeuren, en omdat de werkgever de bewijslast draagt, raden wij aan om de werknemer (1) zo snel mogelijk, (2) op individueel niveau en (3) schriftelijk hierover te informeren. In een e-mail of brief kan de werknemer in kwestie geattendeerd worden op (i) het exacte aantal wettelijke vakantiedagen/vakantie-uren dat is opgebouwd in 2019 en/of daarvoor en (ii) het gevolg van het niet opnemen van deze vakantiedagen vóór 1 juli 2020. De werknemer dient hierbij expliciet te worden gewezen op het feit dat de wettelijke vakantieaanspraak die niet zal worden opgenomen per 1 juli a.s. zal vervallen. Voor werknemers met een groot ‘saldo’ aan wettelijke vakantiedagen, kan schriftelijk een concreet voorstel worden gedaan voor een periode waarin de werknemer de vakantie kan opnemen. Daarnaast raden wij aan om na 1 juli 2020 aan de werknemer te schriftelijk bevestigen dat zijn wettelijke vakantiedagen uit 2019 daadwerkelijk zijn vervallen.
Meer weten?
Meer weten over (het verval van) vakantiedagen of advies nodig? Neem contact op met Yvette Dissel (dissel@boontje.nl) en/of Yillis Smit (smit@boontje.nl). Dat kan ook telefonisch via 020 – 572 7190. Uiteraard staat ons Corona Crisis Team voor u klaar bij al uw corona gerelateerde vragen in arbeidsrechtelijk verband.